De zomer is achter de rug, iedereen hoopt op een goed 2e deel van het jaar en voorzichtig aan wordt er al weer gevraagd naar de budgetten voor 2010. Kortom: het budgetteringsproces 2010 staat weer voor de deur! Om consequent en op juiste grond het IT-budget voor 2010 vast te stellen, biedt deze blog 3 vragen die dit budgetteringsproces sturen. De vragen blijken in mijn praktijk keer op keer de essentiële te zijn.
Hoe was het ook alweer? Bedrijven schatten dat 20% van al hun IT-uitgaven wordt verspild, 30% tot 40% van de IT-projecten levert geen netto bijdrage en rond de 70% van de IT-inzet levert uiteindelijk nauwelijks rendement op (Bron: Berghout en Renkema, “Investeringsbeoordeling van IT-projecten”, 2005). En nu zijn we met zijn allen de budgetten voor de IT-projecten van 2010 aan het vaststellen. Leren we van deze cijfers? Anticiperen we op basis daarvan op een betere toekomst? Vraag het uzelf af.
Op basis van 3 cruciale vragen is het besluitvormingsproces dat leidt tot de IT-budgetten 2010 eenvoudig te sturen. Slechts 3 vragen, een beetje lef en consequent zijn. That’s all…
Vraag 1: Draagt het project aantoonbaar bij aan de organisatiedoelstellingen?
We zitten in (de nasleep van) een heftige crisis. Er geldt nu meer dan ooit: alleen de urgente en belangrijke projecten doen. De organisatiedoelstellingen zijn voor 2010 vereenvoudigd tot kostenbeheersing en klantbehoud. Veroorloof mij een kleine strategisch zijstap: Is kostenbeheersing en klantbehoud u te kort door de bocht? Misschien. Aan de andere kant, onderschrijf ik de volgende overwaardering van de strategie zelf, terwijl we het realiseren ervan verwaarlozen. “Most firm’s strategies are similar, if not identical: provide outstanding client service, act like team players, provide a good place to work, invest in the future.” (bron: Maister, “Strategy and the Fat Smoker”, 2008)
Dus om alleen de juiste IT-investeringen te doen, selecteer alleen die IT-(deel)projecten die aantoonbaar bijdragen aan de organisatiedoelstellingen, en voor het gemak neem ik de 2 genoemde doelstellingen voor 2010. Met een simpel ‘ja’ of ‘nee’, zonder te marchanderen. Weet u het van elk project?
- Kostenbeheersing: IT-investering verdient zichzelf met factor x terug in y tijd
- Klantbehoud: IT-investering leidt tot een verbetering van de klantretentie met z% (toegenomen klanttevredenheid!) en/of n keer hogere aanwas dan uitstroom van klanten
- Een terugverdientijd binnen de organisatienorm (meestal tussen ½ en 2 jaar). Let wel, dit is afhankelijk van de grootte van het project, 1 absolute norm bestaat niet! Zie verder voor een opmerking over het meten en weten van de projectgrootte.
- Infrastructurele investeringen: zeer selectief, edoch apart behandelen
Vraag 2: Klopt het gevraagde projectbudget volgens de historische kentallen?
Nu we met vraag 1 het totaal aantal projecten teruggebracht hebben, halen we nu de lucht, gekte en onzekerheidsmarges uit de individuele projectbudgetten. Laat u daarbij niet gek maken door marktbenchmarks! Stuur op uw eigen kentallen: valt het project binnen de historisch ‘wolk’? Begin met de volgende twee:
(voor meer detail: Verhoef, “Quantifying the value of IT-investments”, 2005)
- Projectkosten versus Projectduur
- Projectduur versus Projectgrootte
Vaak hebben organisaties geen meetlat voor hun projecten! Hoe groot is dit project? Wie weet het of kan het verwoorden? De functiepuntentelling is een goede basis met aandacht voor ook de procedureveranderingen, opleidingen en trainingen, etc.
Daar waar het bewuste project buiten de historische ‘wolk’ valt, is op zijn minst de vraag aan orde hoe dat komt. Maar vaak is er meer aan de hand, en is het rationaliseren en naar beneden bijstellen van het projectbudget mogelijk! Projectbudgetten zijn vaak grove inschattingen, niet gebaseerd op historische gegevens en richtlijnen.
Vraag 3: Voelt dit project goed?
Ai! Buikgevoel bij een rationeel besluitvormingsproces? Jazeker! “Onbewust nadenken leidt tot betere beslissingen bij complexe beslissingen dan bewust nadenken: Verzamel de benodigde informatie en neem dan afstand en de tijd om onbewust na te denken. De juiste beslissing komt dan ‘als vanzelf’.” (bron: Dijksterhuis, “Het slimme onbewuste”, 2007)
Dooranalyseren om rationeel tot de juiste beslissingen te komen, werkt niet door de beperkingen van ons bewuste en het menselijk onvermogen tot objectieve weging. Daar komt in ons jaarlijks budgetteringsritueel natuurlijk ook nog eens de niet te onderschatten organisatiepolitiek bij.
Met andere woorden: neem de (bijgestelde) projectvoorstellen die door vraag 1 en 2 zijn gekomen tot u en neem bewust afstand en de tijd. En vraag u te zijner tijd in de spiegel of tegenover een daadwerkelijk objectief en op afstand opererend persoonlijk klankbord af: voelen het portfolio en de individuele projecten nu écht goed? Zo ja, dan ís het ook goed.
Veel succes! Mijn gesprekken blijven ook de komende tijd rondom deze 3 vragen geconcentreerd.
